background image

CULTURE

HANDBOOK 

OCTOBER 2020

pc 2.0


background image

WHAT THIS BOOK IS ABOUT                                                
WHY PROMPTCLOUD EXISTS                                                
WHO WE ARE                                                                      
WHAT WE ASPIRE                                                           

REMOTE AND DISPERSED                                                    
SUPPORTING A PRODUCTIVE WORK
ENVIRONMENT            
DESIRED BEHAVIORS                                                            

HOW WE WORK                                                                    

HIRING                                                                                
ONBOARDING                                                                      
TRAINING AND CAREER GROWTH                                       
PLANNING                                                                          
AVAILABILITY                                                                     
RECOGNITION                                                                   
CONNECT AND BOND                                                         
TOOLS WE USE 
ROLE OF A MANAGER 

ACKNOWLEDGEMENTS 
FINAL NOTE

01
01

02
04
04

-

04
04
06
06
07
07
09

10
10

11

12

13
13

14

PC 2.0

INDEX


background image

With a unique yet traditional approach to running a
business, COVID-19 has given us at PromptCloud the
opportunity to rethink our culture, reimagine our values, and
rewire ways of working. That has essentially led to this book
which is PromptCloud (PC) 2.0 in its new avatar. Here we
discuss all cultural aspects of PC 2.0.

WHAT THIS

BOOK IS

ABOUT

PC 2.0

PAGE 01

When Prashant quit his job at Yahoo! in 2009, he was only
looking to satiate his tech cravings to create something. He
never really dreamed of running an organization with it nor
did he think it’d go too far. But when that first customer
expressed his desire to pay for such a solution, with almost
zero capital investment, there was no looking back. And
hence most of the growth happened organically, with every
new customer demand and surfacing needs of new roles. The
ever-expanding market size only supported the growth, and
PromptCloud continues to remain customer-funded and
profitable to date.

WHY

PROMPTCLOUD

EXISTS


background image

PC 2.0 

PAGE 02

OUR 

MISSION 

We strongly believe that data is the
technological oil, and hence data is at
the core of all our solutions. We are here
to ensure our customers succeed, which
in turns helps their customers succeed.
We want to do this by staying relevant
horizontally, even if we provide
verticalized solutions, and reliably so.

We put reliable

data at the

heart of every

business to fuel

success. 

WHO WE ARE 

We have strong values that are evident in our interactions. These values are
fundamental to our existence, and have been a part of us even pre-PC 2.0.


background image

 We will be an end-to-end solution for most of
the F500 companies for their data acquisition,
analysis and research
We will be an organisation small in size, yet
high on performance and profitability
We'll transform the lives we touch, of the
companies by helping them succeed, and of
the employees by inspiring them to lead
holistic fulfilling lives

PromptCloud will be synonymous with data. We
will be a role-model in the IT industry because:

PC 2.0

PAGE 03

OUR VISION 


background image

PC 2.0

PAGE 04

WHAT WE ASPIRE 

Remote and Dispersed

One of the biggest transformations we have gone through in PC 2.0 is
becoming a 100% remote company. There were some collaborative exercises
that helped us collectively arrive at this decision during COVID-19. Arpan had
published a blog on how we set out on this journey and what it entailed. It’s an
interesting read which elicited a lot of reactions from the business community.
Do read it here.

Supporting a Productive Work
Environment

In order to help set up a work environment at home, as of Sep’20,
PromptCloud provides its employees with a one-time allowance of 15,000 INR
for furnishing with a desk, chair, monitor, power backup and any other
equipment that supports a productive workspace. We also reimburse monthly
internet bills capped at 1000 INR per month.

Desired Behaviors 

In our PC 2.0 version, we have become passionate about blending work with
life, rather than trying to achieve a balance. We care about our employees, and
want them to have enriching experiences at work. We want them to grow
professionally, without compromising on what they do outside of work. In the
remote and dispersed model, it’s even more important to inculcate the below
behaviors for a successful career at PromptCloud.


background image

PC 2.0 

PAGE 05

PLAYING TO WIN

We should play to win wherein we care for our peers and dare to challenge
ourselves on performance and outcome.

OUTCOME-DRIVEN

We must commit to achieving the desired outcomes that we had set out
for ourselves. We should not compensate for missing outcomes by putting
more effort. We must retrospect often to see what could be coming in our
way of desired results.  Reliability is an integral part of our mission, and
hence we must focus on the quality of the output that we achieve. We
must strive to be the first one to be correct, in the right of achieving the
best quality in our work- be it code, content or anything we create.

RESPONSIBLE FLEXIBILITY

Working at PromptCloud should allow us flexibility in where we want to work
from, when we want to work, and in choosing our own distraction or recreation.
We should spend time with family, friends, hobbies and do what makes us feel
good. We must practice responsible flexibility in order to organize ourselves so
that all our goals are met personally and professionally. With responsibility
comes a great sense of ownership, that helps us thrive.

SHARE LEARNINGS

The way we really grow is by sharing our learnings and gaining other
perspectives. We also disperse our knowledge externally for the larger good.

BUILD TRUST AND CREATE BONDS

As a team that plays to win, we bond around our shared goals to excel. Since
we are a remote company, it’s even more important for us to bring our whole
self to work, so as to connect at a human level rather than a set of disconnected
people working remotely.


background image

PC 2.0

PAGE 06

HOW WE WORK

Hiring 

One of the most important aspects of our hiring process is cultural fitment.
Being a remote company, we ensure that our prospective employees share
our core values, and would be up and running in living those values without
any training. In that context, we use a behavioral framework for evaluation
during the interview process. We also prefer prior remote experience to
support our hiring decisions.

Apart from the behavioral aspect, which is key, there could be multiple rounds
of assessments for evaluating technical fitment based on the role we hire for.
There could be a quick screening discussion, followed by a job-specific
assignment, and then a few more interviews by a diverse panel. We follow a
straightforward approach to hiring, and don’t believe in adding delays to the
process, unless there’s a genuine reason to do so. In the best case scenario,
application to offer turnaround time could be as low as 1 week.

If you are interested in working with us, please send an email to
hiring@promptcloud.com with a brief of your profile and why you would be a
good fit at PromptCloud.

Onboarding

We don’t believe in delighting the new hires just during the onboarding
process and later not being able to live up to the same expectations. While we
definitely want them to like PromptCloud when they join, we want that feeling
to last a lifetime. And that’s why we follow a personalised training program for
every new hire. Being a relatively small team allows us this luxury of
personalization. We expect the reporting manager to plan the details,
including who all they talk to during the first week, how to prioritize training
items based on their prior knowledge and experience, and so on. The role of a
manager hence is extremely important at PromptCloud. The responsibility of a
successful onboarding remains with the new hire (we are very serious about
being self-driven), with full support from the reporting manager.


background image

PC 2.0 

PAGE 07

 Read the culture book to get acquainted with our mission, vision, core
values, and how we work
 Send a video introduction on Town Square (the channel on Mattermost
where everyone is present). We usually organize a meet and greet with
new joinees during one of our fun Friday events, so that there’s a formal
introduction to support this
 Get access to all the internal & external tools we use (Email & email filters,
Redmine, Mattermost, CrawlBoard, Weekdone, etc.)
 Talk to the leadership team during the first week to get a first account of
our goals and OKRs for the quarter
 Converge on KRAs (key responsibility areas) with reporting manager

Some standard expectations of the new hire during onboarding are as follows:

1.

2.

3.

4.

5.

Training and Career Growth 

Post the initial structured training, most of the training happens on the
job. We also constantly look to learn from each other and hence we
organize internal knowledge sharing sessions at a cadence. These training
sessions help us perform better in our jobs, develop our leadership skills,
and learn cross-functionally. We have two tracks for career development-
one that takes us to becoming a leader eventually, and the other that
evolves the technical expert within us. The former is the more natural track
that most of us might relate to. As we progress through this track, the
amount of managerial responsibilities increases.


background image

Clutter is the only hurdle between calm and us. Organizing helps bring the
focus in. We spend quality time each week planning for the upcoming week,
based on the product backlog and our retrospection of the week gone.

The remote and dispersed model has forced us to bring in the right amount of
processes, facilitated by tools, to support our plans and ensure we are
progressing. Planning is also an integral part of effective communication at
PromptCloud because it reduces the need for unscheduled meetings and
synchronous communication in day to day operations, except in cases of
firefighting.

PC 2.0 

PAGE 08

Planning

What gets planned gets done

We have a guidebook for Manager 2.0 that helps in transitioning into
becoming a great manager. While we have some baseline for moving to the
next level, our growth truly depends on how well we fit into the PromptCloud
culture and to the extent we use the opportunities and challenges we are
presented with.


background image

PC 2.0

PAGE 09

OKR planning meetings: We plan team-level OKRs for an entire quarter,
aligned to the company OKRs that are set forth by the leadership team.
This sets the direction we are moving towards. All our sprint/weekly plans
are inherently aligned to these larger OKRs. On a monthly basis, we discuss
progress made on the team OKRs
Weekly/Fortnightly sprint planning meetings: Depending on the team you
belong to, you must be planning your sprints at the end of a cycle. We pick
the most important tasks that will help us move closer to our larger goals,
prioritize, estimate and assign among ourselves
Daily standup meetings: These meetings help us come together on the
same page for our team level priorities on a daily basis
Retrospective Meetings: We also have retrospective meetings, in order to
learn from previous planning cycles, and perform better in the next plan.
Goal is to achieve a level of process maturity that suits the team so that
there’s less chaos and 100% clarity in terms of who does what, where things
are, and how much time something would take. More so, if whatever we
are doing is helping us progress towards the objectives we have set for
ourselves.

We do three layers of planning, and consequent tracking:

1.

2.

3.

4.

While this might initially look like a lot of meetings, these are the only
meetings we have on a regular basis as a team. We feel these meetings also
help us share our learnings and bond together as a member of the
PromptCloud community.

Availability

Responsible flexibility is key to achieving our PC 2.0 vision. We want to have
holistic fulfilling lives, without compromising on the business goals we have
set out for ourselves. As responsible individuals, we pick our own working
hours that helps us achieve such a work-life blend. And yet in a way that no
one is blocking on us for any input or discussion. It could be a traditional
workday of 9 continuous hours with few breaks, or it could be staggered work
hours, where in between we choose to work out, pick up our kids from school,
or any other recreational activity we desire. However, we are conscious of the
need to collaborate with our team members, and hence we publish our
availability in advance to add predictability into our flexible timings. We also
plan our workday to have maximum overlap with the teams we work with.


background image

PC 2.0

PAGE 10

Recognition

We prefer asynchronous communication for most unplanned tasks. Yet we
understand that some critical tasks demand communicating in real-time. There’s
a key difference between unplanned and critical. Unplanned tasks are things that
come up in the way as a small blocker, which could wait. Critical tasks are
business critical, in the sense that we might end up disappointing the customer
experience we strive for if we don’t get this out of way right away. Critical tasks
are rare, they might occur once or twice a year. In those “not normal” instances,
we usually end up in virtual war rooms, overwriting other work norms, and being
available to solve the problem at hand. Unplanned tasks, however, could come in
much frequently, and can be dealt with by exploring on your own using resources
available to you.

Asynchronous vs Synchronous
Communication

Hi5: For going that extra mile and pushing things through; peer-driven; no set
frequency and no set limits on how many such recognitions can be awarded
in a month
Footprint: For having created an impact either on a customer or on the
internal systems and having left footprints in Promptcloud history; jury-driven,
bi-annual
CULT: For being the brand ambassador of PC 2.0 culture depicting the core
values and desired behaviors that will push us towards our vision quicker than
we think
Best Team: The trophy team of the quarter, that drives results and bonds
together towards their goals. These teams inspire others to be their best
selves, and are mini-versions of the company as a whole- taking their own
decisions, executing on their plans in a timely manner, and living by the core
values and desired behaviors.
Emerging Leader: For being a true leader, at whatever level you operate.
Nurturing others, realizing their potential, and paving way for them to give
their best. Essentially being the Manager 2.0, even if you don’t already have
reportees. This award too goes out bi-annually.

We are serious about honest and genuine feedback, and doing so on a regular
basis. We don’t shy away from recognizing our peers whenever they have moved
the needle. We recognize at 5 levels:

1.

2.

3.

4.

5.


background image

PC 2.0

PAGE 11

FUN FRIDAYS

We gather virtually every Friday evening to play some games, announce
Hi5s of the month, celebrate birthdays and work anniversaries of the
month, and know something more about each other in the process. Fun
Fridays truly set the tone for our weekends, which is exclusively
rejuvenation time with no office distractions. There might be few role-
based exceptions and firefighting situations that could defy this rule. But
past data shows we have had to defy this rule only 1-2 weekends in a year,
which we try to compensate for by taking some other day off.

ALL-HANDS

We share company updates, discuss milestones reached and have cultural
conversations once every quarter via an all-hands usually led by the core team.
The frequency could be higher whenever there are new announcements to be
made. All-hands are virtual except for one that we plan to have as a retreat in a
vacation spot post the pandemic.

OFFICE HOURS

The leadership team and various department heads have dedicated office
hours (virtual) spread across a quarter, where any of us could barge in with our
queries, feedback or ideas. The goal of these office hours is to get deeper
insights into company goals, apart from having more opportunities to interact
at all levels.

MEETUPS

Being in the midst of the pandemic, we are currently working out the details of
how often we could meet in the post COVID world. We anticipate multiple
regional meetups, some of which could be centered around conferences, and
atleast one company-wide retreat in a year.

We interact at various levels and cadences, to overcompensate for the remote
setup. We are driven by our values in the way we interact. The essence of all of
our interactions is to connect and bond.

Connect and Bond


background image

We strive towards learning and sharing, and hence we have formal
knowledge sharing sessions on a specific topic that could be related to
hardware (what we do) or the software (how we do). We usually set
cadences for each such theme, and sessions are driven democratically.

We also realize that each of us has a passion that others could be inspired
from. So we continue this learning process via “My 2 cents” that could be
on any random topic of interest ranging from How I climbed Mount
Everest to The Zen Philosophy.

We keep exploring new ways of achieving this goal of unlearning and
learning, and hence new initiatives might be called on and off.

PC 2.0

PAGE 12

KNOWLEDGE SHARING SESSIONS, MY 2 CENTS, ET AL

We are supported by various tools to achieve our aspirations.

Tools We Use

TOOL 

PURPOSE 

Mattermost

Daily communication, chat, asynchronous
discussions and brainstormingof body text

Redmine

Task-level planning, Issue tracking, Client
communications

Weekdone

Objective setting and tracking

Slab

Documentation

Google Meet/ Zoom

Video meetings and calls

Apart from the above tools that we use org-wide, different teams might use
various other tools for their own purposes.


background image

PC 2.0 has been about transformation, and hence the role of a manager in PC
2.0 i.e. Manager 2.0, is crucial for business success. PromptCloud, in its remote
and dispersed form, relies on great management to keep us together in a
community, and to keep our teams and individuals productive. Apart from
individual responsibilities, Manager 2.0 plays to win- with the right amount of
care- building solid relationships that last, and dare- encouraging risks that
help our teams grow holistically. Manager 2.0 lives the PC 2.0 vision- a vision
that is high on outcome AND on being an employer others want to work for,
where there is a sense of well-being and opportunity for personal
development. We hence have a detailed guidebook to being great managers
at PromptCloud, that is introduced to all new managers, and is a foundation
for being better coaches for life.

Our managers are seldom about administration. We expect our managers to
be a secure-base, who we can go back to recalibrate and learn from after
having worked towards our goals. They are the first ones we discuss with or
look upon when in doubt. They are also integral to establishing a level of
process maturity that works for our strength and scale.

Our internal task force, designed specifically for PC 2.0, has
been instrumental in conducting listening sessions, and
proposing new ways of working. 

While transitioning into remote, we have been deeply inspired
by Basecamp and Gitlab, both of whom have always operated
as a remote company. Both these companies have been a
guiding star in questioning our traditional belief systems. 

And lastly but most importantly, Katherine Armstrong, our
coach, who sowed the seeds of transformation and enlightened
us with numerous insights to sail through.

PC 2.0

PAGE 13

Role of a Manager

ACKNOWLEDGEMENTS


background image

This is a living document. This version
of the culture book has multiple
references to COVID, and rightly so,
since it has deeply impacted in
reshaping ourselves. These references
will be removed as we move and adapt
to newer challenges. If anyone has a
suggestion for an additional section or
clarifications about any content on this
book, please reach out to Arpan.

FINAL NOTE

PC 2.0

PAGE 14